Rechnungswesen/Buchführung
Buchführung vs Buchhaltung
Buchführung bezeichnet die in Zahlenwerten vorgenommene Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen. Buchhaltung ist die Organisationseinheit eines Unternehmens, die sich mit der Buchführung befasst. Häufig werden die Begriffe Buchhaltung und Buchführung als Tätigkeit synonym verwendet. Rechnungswesen ist ein umfassendere Begriff zur Buchführung.
Das Benutzermenü in Adempiere hat einen Abschnitt für die "Einstellung der Buchführung":
Die zentralen Punkte bei der Einstellung sind
die Definition eines Buchungskalenders für die Geschäftsjahre mit Buchungsperioden
der Kontenplan, also ein Kontorahmen
das Buchführungsschema mit Dimensionen und Zuordnung der Basiskonten zum gewählten Kontenplan
die Buchführungskategorien
Festlegen der Belegnummernkreise
und die Belegarten
Die AD-Buchungsmaschine/Accounting arbeitet mit "abstrakten" Basiskonten, die einem realen Kontenplan, z.B. SKR03 zugeordnet werden. Es gibt zwei feste Dimensionen "Organisation" und "Konto" und weitere optionale für Vertriebsgebiet, Aktivität, Projekt, Geschäftspartner, Artikel und Kampagne.
Im adempiere wiki (en) befindet sich ein guter Artikel zum Thema Kontenplan und Buchungsmaschine.
Beispiel: ein Teil der Zuordnung der Bank-Basiskonten zum Kontenplan sieht bei drei Dimensionen so aus:
Die Dimensionen werden durch - getrennt. Lesart: das Basiskonto b_asset_acct ist für alle * Organisationen dem Konto 1200 zugeordent. Es gibt 83 solcher Kontenkombinationen. Die Kombinationen werden beim Einrichten eines Mandanten automatisch erstellt.
Mittelständige Organisationen verzichten oft auf eine Buchhaltung und lassen die Buchführung oder Teile davon (Finanzbuchhaltung) von externen Unternehmen (Steuerberater) durchführen. Diese nutzen die DATEV-Buchführungssoftware. Dementsprechend steht DATEV auch als Synonym für einen deutschen Standard in der Buchführung.
Teilbereiche der Buchhaltung
Finanzbuchhaltung
Die Finanzbuchhaltung bucht Vorgänge, die zur Bilanzierung und zur Gewinn- und Verlustrechnung notwendig sind. Ein Teilbereich der Finanzbuchführung ist die Kontokorrentbuchführung, die oft unterteilt wird in
die Debitorenbuchhaltung: verarbeitet die Forderungen an Kunden
und die Kreditorenbuchhaltung, welche die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten bearbeitet
Oft wird die Finanzbuchhaltung ausgelagert und mit DATEV-Software verarbeitet
Geschäftsprozesse und Rechnungswesen
Der Zusammanhang zwischen Geschäftsprozessen, Vertrieb (grün) und Beschaffung (pink) und Buchungssätzen ist im folgenden Bild dargestellt Quelle(en):Jairah. Die T-Buchungssätze sind neben dem Prozess angedeutet.
Beispiel: Buchung einer Ausgangsrechnung / Invoice (Customer)
Sollkonto "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" / A/R Trade : 14.280,- €
an
Habenkonto "Umsatzsteuer 19%" : 2.280,- €
Habenkonto "Umsatzerlöse" / Sales : 12.000,- €
Bücher der Buchführung
Die Buchführung besteht eigentlich aus mehrere Büchern Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher. Dieser Zusammenhang gerät durch die Automatisierung in den Hintergrund. Das Verständnis wird aber wesentlich erleichtert, wenn man sich mit alten Vordrucken für Journal (Grundbuch) und Hauptbuch beschäftigt.
Grundbuch
Dsa Grundbuch, oder Journal bzw. Tagebuch / (en.wikipedia) journals ist eine Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge:
Eröffnungsbuchungen
Laufende Buchungen
Vorbereitende Abschlussbuchungen
Abschlussbuchungen
Grundsatz: zu jeder Buchung gibt es einen Beleg!
Hauptbuch
Jede Buchung im Grundbuch muss auf das entsprechende Sachkonto des Hauptbuches übertragen werden. Die Übertragung geschieht automatisch. Daher wird nur noch das Grundbuch geführt. Im Hauptbuch ergibt sich eine sachliche Ordnung aller Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten. Das Hauptbuch besteht damit aus den im Kontenplan verzeichneten Sachkonten. Es gibt auch Sammelkonten, die in Nebenbüchern detailiert werden. Beispiele für Sammelkonto:
SKR03 Konto 1400 "Forderungen aus Lieferungen und Leistungen" ist ein Sammelkonto für Debitorenrechnungen (Ausgangsrechnungen)
SKR03 Konto 1600 "Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen" ist ein Sammelkonto für Kreditorennrechnungen (Eingangsrechnungen)
Sammelkonto : Konto der Hauptbuchführung, für die eine Nebenbuchhaltung mit Nebenkonten existiert.
Nebenbücher
Kontokorrentkonten : hier wird der Geschäftsverkehr mit den Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren) erfasst. Man spricht auch von der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (oder Offene-Posten-Buchhaltung). Frühere Namen waren Buch der Geschäftsfreunde bzw. Personenbuch, daher der Begriff Personenkonten. siehe auch: Zusammenhang zwischen Sachkonten und Personenkonten
Lohn- und Gehaltsbücher : hier wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorgenommen
Lagerbücher/Lagerkartei : hier werden die Aufzeichnungen über die Bestände, Zugänge und Abgänge der Lagerpositionen erfasst
Anlagenbücher/Anlagenkartei: Hier werden die Veränderungen im Anlagevermögen (Zugänge, Abschreibungen und Abgänge) erfasst
das Bankbuch, Wechselbuch und das Kassenbuch (wir manchmal als Hilfsbuch bezeichnet)
Im ADempiere Menü sucht man vergeblich nach den Begriffen Finanz-, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung. Die Funktionen dazu findet man unter Offene Posten
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung verwaltet Güter des Anlagevermögens. Zum Anlagevermögen gehören alle Vermögensgegenstände, die dauernd dem Geschäftsbetrieb dienen. Es gibt drei Untergruppen:
Sachanlagen en: tangible or fixed assets: Grundstücke, technische Anlagen und Maschinen, Fahrzeuge, usw.
immaterielle Vermögensgegenstände en: intangible asset: Firmenwerte, Patente und ähnliche Schutzrechte, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster, Warenzeichen, Rezepturen, Konzessionen, Lizenzen, Marken, Drucktitel, Verlagsrechte, Software, Kundenlisten oder vergleichbare Werte
Finanzanlagen: Beteiligungen, Ausleihungen an verbundene Unternehmen oder Wertpapiere des Anlagevermögens.
ADempiere verfolgt den Ansatz, dass alle Vermögensgegenstände, also fixed assets und intangible asset, wie Produkte/Artikel behandelt werden. Produkte, die sich abnutzen und daher periodisch abgeschrieben werden.
Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab.
Kostenrechnung
Die Kosten- und Leistungsrechnung ordnet zu, welche Kosten die einzelnen Unternehmensteile oder Projekte verursachen.
Lager- oder Mengenbuchhaltung
Die Lager- oder Mengenbuchhaltung ist für die Verbuchung von Geschäftsvorfällen in der Materialwirtschaft zuständig.
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