Vertriebsprozess
Der Vertreibsprozess beginnt nicht immer mit einem Auftrag. Die Auftraggeber müssen erst gewonnen werden. Oft ist dem Auftrag ein Angebot vorangestellt.
In Adempiere spiegelt sich der Ablauf im Menüpunkt "Marketing und Vertrieb". Ein Angebot wird ähnlich wie ein Auftrag erstellt und befindet sich daher im Menü "Aufträge"
Angebotserstellung
Beispiel: Sie erfassen ein "Angebot" an einen Geschäftspartner über die Lieferung einer Gartensitzgruppe samt Sonnenschirm:
vom Angebot zum Auftrag
Wie alle Belege unterliegt das Angebot und ein Auftrag einem Standardworkflow. Typischerweise ist ein Angebot befristet: Der Beleg verweilt nach dem Erstellen im Status "InProcess" solange bis die Angebotsfrist abgelaufen ist oder bis der potentielle Kunde es annimmt. Aber wie wird aus einem Angebot ein Auftrag?
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
man ändert die Belegart. Die ist der natürliche Übergang. Aus dem Angebot wird ein Auftrag. Alle Daten, Attribute und Anhänge werden in den Auftrag übernommen. Damit Artikel reserviert werden, muss der Auftrag "in Bearbeitung" gesetzt werden (Vorbereiten/DocPrepare).
durch den Prozess Konvertieren/Kopieren. Dabei bleibt das Angebot bestehen. Die Grunddaten werden in einen neuen Auftrag kopiert.
Auftragsannahme
Akzeptiert der Kunde das Angebot, so können Sie das "Angebot" in einen "Auftrag" umwandeln. Damit entfällt eine wiederholte Erfassung. Der Auftrag kann vor der Fertigstellung modifiziert werden:
Im Beispiel ist die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse.
manuelle Auftragannahme
der Auftrag kommt als pdf per mail (Auftragseingang)
der Sachbearbeiter erfasst den Auftrag (10),
die Auftragspositionen müssen abgetippt werden, Liefer- und Zahlungspartner eingetragen und die Konditionen festgehalten
... und stellt ihn fertig (COmpleted)
automatisierte Auftragannahme
der Auftrag wird direkt aus einer Outlook-mail erzeugt
der Sachbearbeiter kann den Auftrag prüfen und bei Bedarf anpassen
bevor er ihn fertigstellt
Auftrag vorbereiten - Reservieren der Artikel
Beim Vorbereiten werden alle Artikel mit der gewünschten Menge reserviert. Die Reservierung wird erst mit der Lieferung aufgehoben. In der Produktinfoanzeige sieht man die offenen Reservierungen zu jedem Artikel.
Lieferung
Aus dem Auftrag kann der Lieferschein für den Warenausgang und die Rechnung generiert werden. Nicht immer ist die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse. Geliefert wird an den Geschäftspartner "Michael E.", die Rechnung geht an den Rechnungspartner.
Für die Belege können verschiedene Nummernkreise definiert werden.
Lieferung mit Bestaetigung
die (Kunden)-Bestätigung ist eine optionale Ablaufkomponente im Adempiere
sie ist als Empfangsbestätigung für den Versand gedacht, "der Kunde bestätigt, dass die Ware geliefert wurde"
die Positionen entsprechen denen des Lieferscheins
die Bestätigung hat keinen Einfuss auf den "Fertigstellung"s Status des Lieferscheins , => Auftrag wurde ausgeliefert , => Rechnung kann erzeugt werden
Rechnungsstellung
Auch Fakturierung genannt. Das Drucken von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen ist einheitlich. Aus der (Druck-)Vorschau wird ein PDF erstellt, das gedruckt oder per Mail verschickt werden kann. Per Zoom-Across kann aus der Rechnung der zugehörige Lieferschein und der Auftrag gefunden werden.
rechtliche Anforderungen an eine Rechnung
eRechnung, Elektronische Rechnung
vom Auftrag zur Rechnung
Es gibt mehrere Wege, aus Aufträgen Lieferscheine und Rechnungen zu erstellen:
aus fertiggestelltem Auftrag zuerst nur den Lieferschein erzeugen
aus fertiggestelltem Auftrag beides, den Lieferschein und die Rechnung erzeugen
aus fertiggestelltem Auftrag nur die Rechnung erzeugen
die Rechnung aus einem zuvor fertiggestellten Lieferschein erzeugen
bestellt - geliefert - berechnet - Auftrag abschliessen
Über das Reservieren von bestellten Artikeln eines Auftrags wurde bereits oben geschrieben. Zwei Indikatoren zeigen den Prozessfortschritt eines Auftrags an. Hier ein Beispiel:
geliefert zeigt an, dass alle Positionen des Auftrags vollständig geliefert sind, im Beispiel ist es der Fall
abgerechnet zeigt an, dass Lieferungen des Auftrags vollständig in Rechnung gestellt wurden. Bei Auftrag 83500: NEIN, denn 4h der Positien 100 wurden nicht abgerechnet.
Wie kann man den Auftrag geliefert und abgerechnet bekommen?
da tatsächlich nur 20h erbracht wurden, einen weiteren Lieferschen über -4h nachtragen
damit sind die Lieferungen vollständig abgerechnet. Aber der Auftrag gilt nun als nicht vollständig geliefert!
Jeder fertiggestellte Auftrag kann geschlossen werden. Mit dem Schliessen des Auftrags werden die nicht gelieferten Positionan "glattgestellt". Der Auftrag ist jetzt vollständig geliefert und abgerechnet
Zahlung
Aus Verkaufsaufträgen und Rechnungen kann man direkt Zahlungen erfassen. (en) payment-dialog
Zahlungsverfolgung
Die Zahlungsverfolgung ist im Menu unter "Offene Posten" untergebracht. Dort können Eingangszahlungen erfaßt und den Rechnungen zugeordnet werden werden.
Zahlungszuordnung
(engl.) Allocation : ADempiere verfolgt den belegorientieten Ansatz. Zahlungen an oder von einem Geschäftspartner werden Rechnungen gegenübergestellt. Der Nutzer kann die geeingenten Belege zuordnen. Im Beispiel hat der Kunde eine Rechnung mit zwei Zahlungen beglichen. Oft kann die Zuordnung automatisch stattfinden:
Neben der belegorientieten Darstellung von Zahlungszuordnungen, gibt es den buchungsorientierten Ansatz. Das gleiche Beispiel aus DATEV:
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